Medewerker Staf

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Medewerker Staf!

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast 48.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 21.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Als Medewerker Staf ben je verantwoordelijk voor het inhoudelijk ondersteunen van Hoofd Staf bij de realisatie van de doelstellingen van de Staf, het optimaal functioneren in financiële, personele, organisatorische, informatietechnologische en communicatie technologische en dat de voorwaarden en condities waaronder dat plaats vindt, worden ingevuld.

Wat ga je doen?

De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling Materiele, Logistieke en Financiële IT van het JIVC JIVC is dé IT-leverancier van Defensie en haar ketenpartners. IT is voor Defensie van levensbelang. Zowel de veiligheid als de flexibiliteit van militairen is hiervan afhankelijk. Zonder goed functionerende communicatiemiddelen is het uitvoeren van een missie of oefening gevaarlijk of zelfs onmogelijk. Het is een absolute randvoorwaarde dus voor optreden in binnen én buitenland. De IT moet altijd werken, overal en 24/7. En niet alleen in missiegebied maar ook op kantoor. Als systemen falen, zijn de gevolgen groot. Voor militairen, burgers en voor Nederland. Van informatieontwerp en informatiearchitectuur tot informatietechnologie, - beheer en management. Van cyberspace tot voertuig-IT, van crypto en big data tot werkplekken in binnen- en buitenland. Voorbeelden hiervan zijn communicatiemiddelen op schepen en in voertuigen, de bediening van wapensystemen en radars. En tegenwoordig ook smartphones en tablets als standaarduitrusting van de militair op missie. Zonder goed functionerende communicatiemiddelen is het uitvoeren van een missie of oefening gevaarlijk of zelfs onmogelijk. JIVC zorgt ervoor dat deze middelen altijd en overal beschikbaar zijn. Daarnaast verzorgt JIVC de ontwikkeling en instandhouding van meer dan 50.000 werkplekken. Denk aan computers, printers, telefonie en datacenters. Bij JIVC werken meer dan 3.500 mensen op diverse locaties.
De afdeling Materieel Logistieke & Financiële IT (M&F IT) is onderdeel van het JIVC en leverancier van complete systemen, applicaties, en oplossingen voor de krijgsmacht in het betreffende (SAP) domein. De afdeling is gericht op de gehele IT-cyclus van het plannen, voortbrengen, in stand houden en afstoten/uitfaseren van IT-toepassingen en -systemen voor de ondersteuning van operationele (SAP) bedrijfsprocessen. Afhankelijk van het aanbod van de werkzaamheden van M&F IT ligt de nadruk op regie-, instandhoudings-, project- of ontwikkelactiviteiten.

De afdeling M&F IT bestaat uit het afdelingshoofd, de secties Plan, Change & Run. De Stafafdeling valt direct onder het Afdelingshoofd en zijn / haar plaatsvervanger. In totaal werken er ruim 200 collegas bij M&F IT.

De Staf van M&F IT is adviserend en ondersteunend aan (Plv) Hoofd M&F IT met betrekking tot alle PIOFACH (Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Algemene (facilitaire) zaken, Communicatie & Huisvesting) factoren. Hieronder valt o.a. Het Strategisch Personeelsplan en de vertaalslag hiervan naar tactisch en operationeel niveau. De Staf zorgt ervoor dat de interne communicatie wordt geborgd en tijdig uitgevoerd, dat hiervoor een planning wordt opgesteld en dat alle gezamenlijke evenementen en bijeenkomsten worden georganiseerd. Daarnaast zal er vanuit de Staf deelname aan wervingscampagnes worden gecoördineerd, begeleid en voorbereid. Tevens is de Staf betrokken bij de bedrijfsvoering projecten van M&F IT, reorganisaties, het bewaken en bijsturen m.b.t. Het IDU Proces en de Dibel & Repres budgetten, aanleveren van management informatie en de coördinatie van Jaarplannen en rapportages op afdelingsniveau.

De medewerker Staf M&F IT is verantwoordelijk voor het inhoudelijk ondersteunen van Hoofd Staf bij de realisatie van de doelstellingen van de Staf, het optimaal functioneren in financiële, personele, organisatorische, informatietechnologische en communicatie technologische en dat de voorwaarden en condities waaronder dat plaats vindt, worden ingevuld.

Werkzaamheden

1. Levert een bijdrage aan het realiseren van de inhoud, aansturing en kwaliteit van de bedrijfsvoering processen binnen M&F IT, door:

• Het toezien op en bewaken van de kwaliteit en voortgang van bedrijfsvoering projecten/programmas;
• Het sturen van de bedrijfsvoering processen;
• Het volgen van ontwikkelingen, innovaties en verbetermogelijkheden op gebied van bedrijfsvoerings- en organisatorische processen;
• Het analyseren van deze ontwikkelingen en innovaties en vertalen naar nieuwe producten, processen en diensten;
• Het opstellen van een (meer)ja(a)r(en)plan, implementatieplan, rapportages, richtlijnen en procedures;
• Het inhoudelijk en procesmatig afstemmen op de interne en externe omgeving;
• Het begeleiden, implementeren en evalueren van veranderingen;
• Het beschrijven van procedures en processen aangaande geïntegreerde informatievoorziening en bedrijfsvoering van de stafafdeling en de vastlegging daarvan in een administratieve organisatie.

2. Levert een bijdrage aan de algemene besturing van M&F IT door:

• Het leveren van een bijdrage aan het toetsen en analyseren van beleidsplannen op operationele uitvoerbaarheid;
• Het (gevraagd en ongevraagd) adviseren over alle voorkomende onderwerpen, vanuit een generalistische, niet-functioneel gebonden optiek;
• Het adviseren over de gevolgen van JIVC brede ontwikkelingen op het gebied van PIOFACH, communicatie, Arbo en milieu voor het beleid, de besturing en de bedrijfsvoering van M&F IT;
• Het initiëren en bewaken van de kwaliteit van visie- en beleidsdocumenten en van voortgangs- en verantwoordingsrapportages inzake de besturing en bedrijfsvoering van M&F IT;
• Het adviseren over het aangaan van overeenkomsten met ondersteunende diensten (PIOFAH activiteiten) en het zorgdragen voor het inhoud geven aan goed opdrachtgeverschap;
• Het participeren in diverse overlegfora van M&F IT als vertegenwoordiger van het Staf M&F IT;
• Het vertegenwoordigen van Staf M&F IT in diverse overlegfora intern JIVC en Defensie en het hierin uitdragen en verdedigen van standpunten van Staf M&F IT;
• Het fungeren als secretaris van het overleg Staf M&F IT.

3. Levert een bijdrage aan de totstandkoming en implementatie van het Strategisch Personeelsplan M&F IT (SPP) door:

• Het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan het SPP door ontwikkelingen en behoeften in het medewerkersbestand van de Staf te voorspellen;
• Het verzamelen, toetsen en analyseren van de bijdragen van de afdelingen op het aansluiten op de strategie van M&F IT, de dagelijkse praktijk en de toekomstverwachtingen.

4. Leidt (deel)projecten door:

• Het formuleren van (eind)resultaten, beoordelen van organisatorische haalbaarheid en het benoemen van kritische succesfactoren;
• Het opstellen van een plan van aanpak (definiëren fasen, benoemen deelproducten, projectstructuur- en organisatie, bepalen financiën en globale planning);
• Het inhoudelijk, procesmatig en procedureel voorbereiden van besluitvorming in de verschillende fasen van een project;

Functie-eisen

Wat vragen we?

Kwalificaties

Vereist:

• HBO werk of denkniveau

Vereist:

• Ruime ervaring in soortgelijke functie
• Ruime ervaring in leidinggevende functie

Beschikt over onderstaande competenties :

• Plannen en Organiseren
• Resultaat gericht
• Creatief
• Organisatiegericht
• Communiceren
• Samenwerken
• Initiatief nemen

Kennis Inzicht Vaardigheden

• Brede kennis van algemeen geldende bestuurs-, organisatie- en bedrijfskundige principes;
• Kennis van het besturingsmodel Defensie, het BPB-proces en het functioneren daarvan;
• Kennis van de organisatie en werkwijze van de ketenpartners, alsmede daaraan gelieerde internationale organisaties;
• Kennis van relevante wet- en regelgeving;
• Inzicht in de Defensie- en DMO-organisatie, de (samenhang van de) relevante processen en de omgeving waarbinnen de afdeling opereert;
• Inzicht in de samenhang tussen bedrijfsdoelstellingen, personele en materiële middelen, processen en informatie;
• Vaardigheid in het opstellen van adviesrapporten, notities, communicatie uitingen, rapportages, plannen en dergelijke en het inhoudelijk tot stand brengen van deze (deel)producten;
• Vaardigheid in het (mede)ontwikkelen, verdedigen en uitdragen van de zienswijzen van M&F IT;
• Vaardigheid in het leidinggeven aan en motiveren van medewerkers;
• Vaardigheid om informatie te delen en kennis te borgen;
• Vaardigheid om te reflecteren op het eigen functioneren;
• Vaardigheid in het flexibel en proactief opereren binnen een team in een dynamische omgeving;
• Vaardigheid in het adviseren over en in het toepassen van methoden en technieken voor management, besturing en bedrijfsvoering

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau schaal 11
• Salarisomschrijving

  Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

• Maandsalaris Min €4.545 - Max. €6.237 (bruto)
• Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• Contractduur Het betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.
• Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Waar ga je werken?

Logistiek is “uitgevonden” binnen defensie. We bieden jou een plek in een omgeving met alles wat automatisering te bieden heeft op het gebied van materieel logistiek en financiën.

Ook bieden wij je leuke collega’s en doorgroeimogelijkheden. M&F is een grote organisatie van ca 250 mensen, waarin je je zowel in de breedte (verschillende teams/onderwerpen) als qua niveau (junior, medior, senior) kunt ontwikkelen. Mocht je je ooit buiten M&F willen oriënteren dan zijn er binnen JIVC nog 3000 andere functies, en binnen defensie nog veel meer. Alles wat je in de maatschappij zou kunnen zoeken is er binnen defensie.

We zijn flexibel als het gaat om thuiswerken maar vinden het ook belangrijk dat je je collega’s goed kent, en persoonlijk contact onderhoudt. In de meeste gevallen betekent dit ca 50/50 thuis en op locatie werken.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 69.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Visie

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.
Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.
Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Els Dekkers

06-12045156

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Floris-Jan Henzen Recruitment Adviseur

06-33051490